Выставка — это праздник и эффективный инструмент развития вашего бизнеса

 

            Алгоритм успеха вашего предприятия участия в выставках

           Ситуации, возникающие в деятельности экспонентов бывают как разными, так и типичными. Попробуем представить следующую картину. Шесть месяцев назад вы забронировали выставочную площадь на одной из крупнейших выставок и даже внесли предоплату. Затем до начала выставки остаётся около четырёх недель. Время поджимает, но ни проекта, ни концепции, ни подрядчика как не было, так и нет. Вы заставляете рекламный отдел шевелиться на порядок быстрее. Его специалисты разыскивают из имеющихся предложений ряд компаний, которые в течение семи дней создают проекты.Вы останавливаетесь на наиболее удачном, в отношении цены и качества, приступаете к его реализации и буквально за две недели интенсивной деятельности стенд готов.  Знакомая ситуация?

          С определёнными издержками на мероприятии Вы представляете собственную экспозицию в окружении положительных эмоций и поздравлений. Однако, считайте, что ваши деньги потрачены по существу зря. Лучше бы Вы их потратили на премии вашим сотрудникам из отдела продаж.  Хотя можно задать себе вопрос, почему зря? Выставка прошла с небольшими накладками, но они ожидаемы.  Главное то, что вы приняли участие, получили визитные карточки, но нужно ли было делать стенды, чтобы их собрать? Можно было просто прийти на мероприятие. Вы умудрились совершить лишние затраты, интенсивная деятельность требует лишних сил и ресурсов, а выставка не принесла ожидаемого эффекта. Возникают естественные вопросы. Что мы делаем не так? Как надо?

Ответы можно увидеть в следующих пунктах:

  •          Главным ресурсом любого выставочного мероприятия является время. Оно имеет свои границы.  При завершении демонтажных работ величина времени всегда уступает величине деньгам. Поэтому выставку необходимо планировать заранее, за 6-12 месяцев до ее начала. Компании, являющиеся постоянными участниками одной и той же выставки, начинают подготовку к новому форуму сразу при завершении последнего мероприятия.
  •           Если Вы серьёзно готовитесь к выставке, то начинать надо с правильного определения целей, а не с бронирования площади. Цель Вашего участия должна быть чёткой и понятной, в обязательном порядке нужно установить критерии успешности. Её оценивание должно опираться как на количественные, так и на качественные показатели.
  •           Когда цели ясно установлены, необходимо заняться аудитом их соответствия общей рыночной политике. Это позволяет не допустить превращения деятельности на форуме в одноразовую акцию, опирающуюся на сиюминутный результат.
  •           После определения целей рассчитывается бюджет выставочного стенда. Для чего привлекаются разные департаменты предприятия для согласования общей задачи.
  •           Когда подготовительный этап закончен, можно выбирать формат участия в выставке: в виде стандартной экспозиции, делегации, простом посещении, или нестандартной индивидуальной застройки экспозиции.
  •           Важно заранее продумывать дополнительное рекламное продвижение. Необходимо уделить внимание рекламе в прессе и в павильоне выставочного форума. Не исключаются и другие активные действия. Когда эта деятельность освоена, можно переходить к резервированию площади, осуществлять аванс и подписывать договор с организаторами мероприятия.
  •           Когда формат в работе выставки предполагает нестандартный подход в оформлении стенда, то необходимо подбирать подрядчика, умеющего работать с декорациями. Важным обстоятельством выступает тот факт, что подготовительный этап должен проводиться за шесть месяцев до начала монтажных работ, чтобы хватило времени для выбора, разработки концепции, для подготовки и производства.
  •          Обычно для того, чтобы выбрать исполнителя объявляют тендер на застройку выставочного стенда. Застройщик готовит инновационную идею, содержащую креативный смысл, создаёт визуализацию, составляет смету. Эти действия совершаются лишь для того, чтобы принять участие в конкурсе. Подобная его организация не эффективна. Конечно, варианты застройки будут представлены для выбора, но предложены будут стандартные решения, не отражающие глубоко вашу цель. Это происходит из-за того, что выставочные компании одномоментно могут участвовать в целом наборе конкурсов и везде делают проект в полном объёме. У них элементарно не хватает ресурса для проработки проектов, а также на этапах конкурсного отбора не наблюдается тесное сотрудничество. Наиболее эффективно подрядчик выбирается на основе конкурсной заявки. Она содержит предварительную инновационную идею. Для наиболее тщательного отбора необходимо учитывать и ряд других факторов. В частности, форму подачи, портфолио, отлично созданный шаблон согласительной инструкции, отзывы заказчиков.
  •           Не правильное решение отечественных экспонентов, когда они не озвучивают бюджет. Определившись с подрядчиком, который презентовал проект без уточнения расходов, Вы получаете риск удивления во время монтажных работ. Бюджет необходимо называть. В согласительной инструкции это основной параметр. Он важен также, как и цель участия.
  •           Во время выбора подрядчика и дальнейшей совместной деятельности с ним важнейшим документом является бриф, ибо он устанавливает нужные рамки. Не стоит связываться с тем подрядчиком, который не присылает свой разработанный бриф для заполнения, но при этом предлагает предоставить техническое задание. Если у него отсутствует бланк технического задания, то ему не удастся формализовать процесс и вместо эффективного замысла можно получить ложное эксклюзивное решение застройки экспозиции.
  •           Когда подрядчик выбран и с ним заключён договор, начинается работа с ним в одной связке. Наиболее правильное решение в этом случае, это создание рабочей группы из работников профильного отдела и сотрудников подрядчика. Рекомендуется не забывать о важной детали, что подрядчик профессионал в области своей деятельности и ему нужно доверять. Если связь налажена успешно, рамки определены, а бюджет рассчитан, то ни один подрядчик не станет выполнять работу заведомо халтурно. У него всегда будет стимул к максимально отличному результату.
  •           Во время подготовки проекта настаивайте на предоставлении подрядчиком отчётов относительно выполнения этапов деятельности. Важным является выполнение подрядчиком установленных сроков исполнения работ. Обязательно нужно проверять согласование технической документации выставочной конструкции с организаторами (или с застройщиком) выставки.
  •  На этапе подготовки проекта Вы должны спланировать организацию деятельности на выставочном стенде в процессе раборты на выставке.  Ваши сотрудники, работающие на стенде, должны быть постоянно заняты. На успех должно работать всё.
  •           Технология продвижения вашего участия так же важна, как и ваш стенд. Даже если  у вас уникальная и отличная выставочная экспозиция, о вас может не догадываться потенциальный покупатель. Он просто не дойдёт до вашей экспозиции. Ведь на форуме много участников. Лучше списки желаемых клиентов составить загодя, поставить их в известность и напомнить о выставке перед её открытием. Не менее важно оформить лист посещения выставочных стендов других участников мероприятия, встретиться с интересующими вас резидентами и заключить устный договор по поводу времени посещении.
  •           Когда выставка закончится, необходимо осуществить аудит полученных результатов, исходя из определения цели и основных показателей. Важно понимать, что критерии эффективности должны носить как качественный, так и количественных характер.

Таким образом можно выработать алгоритм успеха вашего предприятия участия в выставках:

Это правильное определение времени, цели, расчёт бюджета, определение формы участия, грамотный выбор исполнителя, слаженность командной работы, рациональная организация проведения выставки, аудирование итогов.